Kerkelijk Bureau een persoonlijk verhaal van Albert van Ooijen Kerkelijk Bureau een persoonlijk verhaal van Albert van Ooijen
Geschiedenis
Het kerkelijk bureau is in 1994 ontstaan, toen ik penningmeester van de Hervormde Gemeente ben geworden. Ik had deze functie overgenomen van Ben Leemkuil en alle werkzaamheden werden thuis gedaan. Daar wilde ik al vrij snel vanaf.

In de toenmalige consistoriekamer van de Hervormde kerk is toen door Roel Gerritsen een kast gemaakt, waarin een en ander aan administratieve zaken konden worden opgeborgen. Omdat ik nog bij de Hoop werkzaam was in de automatisering, wilde ik ook de administratie/boekhouding automatiseren, dus kregen ook de computer en printer een plaatsje in die kast. Vanaf dat moment deed ik mijn kerkelijke werkzaamheden meestal op dat ‘Kerkelijk Bureau’.

Toen ik medio 1999 met pensioen ging, koos ik ervoor om mijn werkzaamheden op een vaste dag te doen. Vanaf dat moment was het kerkelijk bureau geopend op maandag. Ab Buitenhuis was toen koster.

Een vast onderdeel van de werkzaamheden was het tellen van de collectes. De collectes voor Diaconie en ZWO werden toen nog door hen zelf verzorgd, maar al snel werden alle collectes op het kerkelijk bureau geteld. Het geld werd gestort op de bankrekening van de kerk en de bedragen voor diaconie en ZWO overgemaakt op hun rekeningen. De collecte-opbrengsten worden regelmatig in het kerkblad gepubliceerd.

De boekhouding van de Hervormde Gemeente werd destijds handmatig gedaan door Jaap van de Spreng. Hij hield in een kaartsysteem ook de bijdragen Actie Kerkbalans bij, voor ieder gemeentelid een eigen kaart. Jaap van de Spreng wilde niet met de computer werken, maar dat was ook niet nodig. Jaap deed een deel handmatig en het invoeren in de computer werd op het kerkelijk bureau gedaan. In die tijd werden ook de bankbetalingen geautomatiseerd en het mailverkeer kwam langzamerhand op gang. Daardoor was het bijv. niet meer nodig was om uitnodigingen voor vergaderingen en notulen rond te brengen.

Omstreeks 1999 kwam de samenwerking tussen Hervormde Gemeente en Gereformeerde Kerk goed op gang en de samenwerkende kerken gingen vanaf begin 2002 verder onder de naam ‘SOW-gemeente Eerbeek’. In die beginjaren hadden we 2 penningmeesters; Maurits Roos en ondergetekende. Er werd ook één Raad van Beheer / Kerkvoogdij gevormd. Dit college bestond uit 9 personen. Een werkgroep hield zich bezig ging met het verzamelen van allerlei afspraken van de afzonderlijke kerken. Deze werden, indien nodig aangepast of afgeschaft en zo ontstond er één boek met gezamenlijke afspraken.

Behalve het verrichten van administratieve werkzaamheden, werd er op maandagmorgen natuurlijk ook koffie gedronken. Dat werd meestal gedaan in het kleine keukentje. Gezeten aan een klein tafeltje had je dan goed uitzicht op de tuin.

In oktober 2006 gingen beide kerken fuseren en ontstond de naam ‘Protestantse Gemeente Eerbeek’. Enkele jaren later werd begonnen met de verbouwing van de Kruiskerk. De Beekkerk werd verkocht en met de opbrengst hiervan werd een groot gedeelte van de verbouwingskosten betaald. Het kerkelijk bureau kreeg een tijdelijk verblijf in De Bongerd. Rinus Slingerland had een ingenieuze kas op wielen in elkaar gedraaid, waarin o.a. de computer was geplaatst en een hoeveelheid ordners. Op maandagmorgen werd deze kast geopend en was het kerkelijk bureau present in één van de zalen in De Bongerd. Na de verbouwing verhuisde het kerkelijk bureau naar de huidige ruimte. Dat was een hele verbetering, een mooi kantoor met voldoende ruimte om alle administratieve informatie goed op te bergen en prettig om in te werken.

De hoeveelheid werkzaamheden groeide geleidelijk aan ook en het werd teveel voor één persoon. Momenteel zijn de volgende personen betrokken bij de werkzaamheden voor de administratieve en financiële taken die vallen onder de verantwoordelijkheid van de werkgroep beheer.


 Hans Braun is penningmeester van de werkgroep beheer.
 Hij maakt de begroting en de jaarrekening en zorgt voor het betalen van de rekeningen.
 Ook de salarisverwerking voor de vaste medewerkers valt onder zijn verantwoordelijkheid.



Piet Hijma verzorgt voor een groot deel de administratie voor Actie Kerkbalans. In januari en februari als Actie Kerkbalans wordt gehouden, worden alle gegevens ingevoerd in het Leden Registratie Programma (LRP). Eenmaal per maand zorgt Piet voor de incasso’s. 


 Bouktje Hovenga is coördinator Actie Kerkbalans.
 Zij is actief betrokken bij de voorbereiding en de uitvoering van deze actie met ondersteuning van de commissie Geldwerving.
 Ook de mogelijkheid voor gemeenteleden om ‘digitaal’ mee te doen, valt onder haar verantwoordelijkheid.
 Hiernaast verwerkt zij iedere maand alle binnengekomen betalingen in LRP.




Maurits Roos verzorgt de administratie en incasso van ons kerkblad KruisPunt.




 Alie Roos en Henk Kamp verzorgen de ledenadministratie.
 In het verleden was dat een kaartenbak en de mutaties kwamen wekelijks per post binnen.
 Sinds ongeveer 10 jaar is dit een geautomatiseerd computersysteem, genaamd LRP.


Mutaties komen digitaal binnen en Henk zorgt ervoor, dat deze terecht komen bij de belanghebbenden, zoals de predikanten.
Alie Roos zorgt o.a. voor alle handmatige wijzigingen in het ledenbestand en zorgt ervoor dat deze informatie bij de contactpersonen komt.



 Clara Uenk verwerkt de collectes en zij werkt wekelijks de boekhouding bij.
 Hiervoor is een online boekhoudpakket beschikbaar.
 Bij afwezigheid van Clara doen Hans en/of Albert deze werkzaamheden.


Albert van Ooijen zorgt o.a. voor het verwerken en behandelen van de binnengekomen e-mailberichten, post, facturen enz. Verder, het maken van facturen voor huurders, terugvragen van energiebelasting, bestellen enveloppen voor de Solidariteitskas, het bijhouden van een handboek met een beschrijving van alle werkzaamheden, sleutelbeheer, bestellen van kantoorartikelen, collectebonnen, enz. Hans en Albert onderhouden ook de contacten met het Pensioenfonds, Kerkelijk Administratie Kantoor m.b.t. de salarissen van de medewerkers, Arbodienst, Belastingdienst, ANBI vastleggingen e.d.

Het kerkelijk bureau is momenteel 2 ochtenden in de week geopend; op maandag- en donderdagmorgen, van 9.00 tot 12.00 uur. Gemeenteleden kunnen dan terecht voor vragen over bijv. de kerkelijke bijdragen, kerkbladbijdragen, Solidariteitskas, enz. Ook zijn er dan collectebonnen verkrijgbaar.

In deze coronatijd zijn we op maandagmorgen met 3 personen: Henk Kamp, Hans Braun en Albert van Ooijen. Op donderdagmorgen zijn dit Hans Braun, Clara Uenk en Albert van Ooijen. Behalve het verrichten van werkzaamheden, wordt er natuurlijk ook koffie gedronken. Daar zorgen de kosters wel voor.

Clara Uenk heeft aangegeven te willen stoppen met haar werkzaamheden, ze heeft dat ruim 8 jaar gedaan. Haar werkzaamheden worden overgenomen door Jan Los, die inmiddels is ingewerkt.

Ik heb met dit verhaal getracht een indruk te geven van de activiteiten op het kerkelijk bureau. Met elkaar zorgen we voor een goede kerkelijke administratie.

Albert van Ooijen.
terug